Conservazione a norma fatture: l’aiuto del digitale

La conservazione a norma delle fatture è un aspetto cruciale per tutte le aziende, grandi o piccole che siano. In un mondo sempre più orientato alla digitalizzazione, conservare questi documenti fiscali è cruciale per garantirne la validità legale e la reperibilità.

La normativa sulla conservazione delle fatture è il risultato dell’evoluzione del sistema fiscale italiano, che negli anni si è adattato alle direttive europee sulla digitalizzazione della pubblica amministrazione e dei processi aziendali.

Il vero cambiamento in questo settore ha avuto atto con la fatturazione elettronica obbligatoria tra privati e verso la pubblica amministrazione, resa operativa a partire dal 2019.

Ecco quindi le informazioni utili sui criteri per l’archiviazione dei documenti fiscali e come la conservazione delle fatture in formato digitale possa aiutare moltissime realtà.

Perché la conservazione a norma delle fatture è importante

Il primo quesito a cui rispondere è: perché la conservazione a norma delle fatture è così importante? In primo luogo adottare un sistema di archiviazione dei documenti fiscali è un obbligo normativo. Inoltre conservare le fatture digitalmente può essere persino una scelta strategica e di crescita aziendale.

Una errata conservazione dei documenti può portare a sanzioni amministrative importanti, così come alla perdita di informazioni fondamentali per la gestione dell’attività. Un esempio pratico è l’incapacità di esibire correttamente le fatture e i documenti necessari in caso di verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Oggi un approccio “paperless” può essere di grande aiuto nella gestione dei documenti e degli aspetti più burocratici del management. La conservazione digitale delle fatture difatti permette di:

• Risparmiare spazio fisico;
• Ridurre i tempi di ricerca dei documenti;
• Diminuire il rischio di perdita delle fatture;
• Ridurre l’impatto ambientale dell’azienda.

Cos’è e come funziona la conservazione a norma

Contrariamente a come si possa pensare, la conservazione digitale delle fatture a norma non è la semplice memorizzazione sul computer di un documento in formato PDF. Anzi, oggi con questo termine si indica un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale e che prevede determinati requisiti tecnici e procedurali.

Dalle linee guide dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) spicca la necessità di firma digitale, l’apposizione di data di archiviazione e l’adozione di sistemi conformi agli standard di interoperabilità e sicurezza.

Attualmente è possibile occuparsi dell’archiviazione delle fatture in formato digitale a norma di legge tramite il sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, così come tramite operatori privati certificati facilmente individuabili in internet.

Inoltre è bene ricordare che il periodo di conservazione minimo stabilito dalla normativa per quanto riguarda le fatture e tanti altri documenti fiscali è di 10 anni. Rientrano in questo obbligo le fatture emesse elettronicamente così come quelle cartacee digitalizzate.

Il digitale aiuta nella conservazione delle fatture

Come anticipato, oggi esistono diversi strumenti che possono aiutare a digitalizzare la conservazione a norma delle fatture con facilità. Questi tools sono un supporto importante per le imprese, soprattutto nel rispetto della normativa sull’archiviazione.

Tra gli strumenti digitali ci sono le piattaforme cloud, i sistemi di gestione documentale (detti anche DMS) e i software per la fatturazione elettronica con funzionalità di archiviazione automatica.

Grazie a queste piattaforme, la conservazione a norma delle fatture diventa un processo semplice e fluido, in grado di favorire il lavoro da remoto e la collaborazione tra gli stakeholder.

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione delle fatture

Come anticipato, sono numerosi i benefici di una conservazione delle fatture digitali. Sintetizzando i principali sono:

• Riduzione dei costi operativi, ad esempio viene utilizzata meno carta e meno spazio fisico;
• Maggiore velocità e praticità nel recupero dei documenti, soprattutto utilizzando software cloud;
• Possibilità di registrare in modo dettagliato tutte le operazioni sui documenti;
• Migliore sicurezza dei dati;
• Facilità di soddisfare gli standard normativi.

Inoltre, oggi i software per la fatturazione elettronica e l’archiviazione digitale dei documenti fiscali sono sempre più intuitivi. Ciò fa sì che sia più semplice anche formare il personale coinvolto e che si occupa di queste attività.

Affinché l’implementazione di un software digitale per la conservazione a norma delle fatture sia particolarmente vantaggiosa, sono necessarie alcune buone pratiche. Tra queste, è utile definire procedure interne chiare, stabilendo la responsabilità del personale, nonché sono necessari dei backup regolari e dei monitoraggi periodici al fine di non perdere documenti importanti.

In conclusione, è fondamentale affidarsi a fornitori certificati e a operatori in grado di garantire la conformità normativa e la sicurezza informatica di queste piattaforme.

Conclusioni

Sicuramente la conservazione a norma delle fatture non è solo un obbligo, ma è anche un’opportunità di crescita per le aziende.

In questo modo, è possibile tutelare l’attività da rischi legali e amministrativi, così come migliorare l’efficienza interna e aprirsi a una gestione digitale e più sostenibile.

Infine, scegliere soluzioni digitali per la conservazione delle fatture significa tutelarsi da rischi legali e costi nascosti.

Aggiornato il 24 aprile 2025 alle ore 12:03